ന്യൂഡൽഹി: (KVARTHA) പലരും ദിവസേന ഉപയോഗിക്കുന്ന ജിമെയിൽ, കരുതുന്നതിലും വളരെ കൂടുതൽ കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഒരു മാന്ത്രിക പെട്ടിയാണെന്ന് അറിയാമോ? അതിശയിപ്പിക്കുന്ന രഹസ്യ ട്രിക്സുകളും ഫീച്ചറുകളും ഗൂഗിൾ മെയിലിൽ ഒളിഞ്ഞിരിക്കുന്നു.

1. മൾട്ടിപ്പിൾ ഇൻബോക്സുകൾ:

ജിമെയിൽ ഇൻബോക്സ് പലതരം ഇമെയിലുകളാൽ നിറഞ്ഞിരിക്കും. ജോലിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഇമെയിലുകൾ, വ്യക്തിഗത കാര്യങ്ങൾക്കുള്ള ഇമെയിലുകൾ, വാർത്തകളും മറ്റും അയച്ചുതരുന്ന വെബ്‌സൈറ്റുകളിൽ നിന്നുള്ള ഇമെയിലുകൾ ഇങ്ങനെ പലതരം. ഇതെല്ലാം ഒന്നിച്ചു കാണുമ്പോൾ ഏത് ഇമെയിൽ എവിടെയാണെന്നു കണ്ടെത്താൻ ബുദ്ധിമുട്ടും.

ഇതിനുള്ള ഒരു നല്ല പരിഹാരമാണ് മൾട്ടിപ്പിൾ ഇൻബോക്സുകൾ.

ഇത് ഉപയോഗിച്ച് നമുക്ക് ഇൻബോക്സിനെ പല ഭാഗങ്ങളായി വിഭജിക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, ജോലിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ഇമെയിലുകളും ഒരു ഭാഗത്തും, വ്യക്തിഗത കാര്യങ്ങൾക്കുള്ള ഇമെയിലുകൾ മറ്റൊരു ഭാഗത്തും വെക്കാം. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നത് ഇൻബോക്സ് വളരെ നല്ല രീതിയിൽ സൂക്ഷിക്കാൻ സഹായിക്കും. ഏത് ഇമെയിൽ എവിടെയാണെന്ന് എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്താനും ഇത് സഹായിക്കും.

മൾട്ടിപ്പിൾ ഇൻബോക്സുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് വളരെ എളുപ്പമാണ്.

● സെറ്റിംഗ്സ് തുറക്കുക: Gmail-ന്റെ മുകളിൽ വലതുഭാഗത്തുള്ള ഗിയർ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
● മൾട്ടിപ്പിൾ ഇൻബോക്സുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക: Inbox type എന്നതിനു താഴെ Multiple inboxes തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
● കസ്റ്റമൈസ് ചെയ്യുക: Customize ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
● വിഭാഗങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുക: നിങ്ങൾക്ക് വേണ്ട വിഭാഗങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, Work, Personal, Subscriptions എന്നിങ്ങനെ.
● ഓരോ വിഭാഗത്തിനും ഏത് തരം ഇമെയിലുകൾ വേണമെന്ന് നിർവചിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, Work വിഭാഗത്തിന് label:work എന്നും, Personal വിഭാഗത്തിന് label:personal എന്നും നൽകാം.
● മാക്സിമം പേജ് സൈസ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക: ഓരോ വിഭാഗത്തിലും എത്ര ഇമെയിലുകൾ കാണിക്കണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
● വിഭാഗങ്ങളുടെ സ്ഥാനം തിരഞ്ഞെടുക്കുക: വിഭാഗങ്ങൾ ഇൻബോക്സിന്റെ മുകളിലോ താഴെയോ വശത്തോ വേണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
● സേവ് ചെയ്യുക: Save Changes ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

2. കസ്റ്റം ഷോർട്ട്കട്ടുകൾ:

ജിമെയിലിൽ സ്വന്തം കീബോർഡ് ഷോർട്ട്കട്ടുകൾ ഉണ്ടാക്കാം. ഇത് ഇമെയിലുകൾ മാനേജ് ചെയ്യുന്നത് വളരെ എളുപ്പമാക്കും. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു കീ കോമ്പിനേഷൻ അമർത്തിയാൽ ഒരു ഇമെയിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യാം, മറ്റൊരു കോമ്പിനേഷൻ അമർത്തിയാൽ അത് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാം.

എങ്ങനെയാണ് ഗൂഗിൾ മെയിലിൽ കസ്റ്റം ഷോർട്ട്കട്ടുകൾ ഉണ്ടാക്കുന്നത്?

● മെയിൽ തുറക്കുക: ലോഗിൻ ചെയ്ത് ജിമെയിൽ തുറക്കുക.
● സെറ്റിംഗ്സ് ഓപ്ഷൻ കണ്ടെത്തുക: മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള സെറ്റിംഗ്സ് ഐക്കൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
● സീ കൾ ആൾ സെറ്റിംഗ്സ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക: ഇത് സെറ്റിംഗ്സ് പേജിലേക്ക് കൊണ്ടുപോകും.
● അഡ്വാൻസ്ഡ് ടാബ്: ഇവിടെ സെറ്റിംഗ്സ് കാണാം.
● കീബോർഡ് ഷോർട്ട്കട്ട് സെക്ഷൻ: ഈ സെക്ഷനിൽ സ്വന്തം ഷോർട്ട്കട്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കാം. (ഉദാഹരണത്തിന്, ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക, ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക) തുടർന്ന് അതിന് ഒരു കീ കോമ്പിനേഷൻ നൽകുക.

ഉദാഹരണം:

● ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക: Ctrl+Shift+A
● ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക: Ctrl+Shift+D

3. കൺവേഴ്സേഷൻ വ്യൂ:

ഒരു വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള എല്ലാ ഇമെയിലുകളും ഒന്നിച്ചു കാണാൻ സഹായിക്കുന്ന ഒരു സവിശേഷതയാണ് കൺവേഴ്സേഷൻ വ്യൂ. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ഫ്ലൈറ്റ് ടിക്കറ്റ് ബുക്ക് ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു ട്രാവൽ ഏജന്റുമായി ഇമെയിൽ ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, അതിനെക്കുറിച്ചുള്ള എല്ലാ ഇമെയിലുകളും ഒന്നിച്ചു കാണാൻ കൺവേഴ്സേഷൻ വ്യൂ സഹായിക്കും.

എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം?

ജിയിലിൽ കൺവേഴ്സേഷൻ വ്യൂ ഡീഫോൾട്ടായി ഓണാക്കിയിരിക്കും. എന്നാൽ ഇത് ഓഫാക്കുകയോ ഓണാക്കുകയോ ചെയ്യാം.

കൺവേഴ്സേഷൻ വ്യൂ ഓണാക്കാൻ:

● ജിമെയിൽ തുറക്കുക.
● മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള സെറ്റിംഗ്സ് ഐക്കൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
● See all settings ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
● General ടാബിൽ, Conversation view എന്ന ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
● Conversation view എന്നതിനെ Conversation view ആയി സെറ്റ് ചെയ്യുക.
● Save Changes ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

കൺവേഴ്സേഷൻ വ്യൂ ഓഫാക്കാൻ:

● മുകളിലുള്ളതുപോലെ തന്നെ ചെയ്യുക, പക്ഷേ Conversation view എന്നതിനെ Off ആയി സെറ്റ് ചെയ്യുക.

4. ഇമെയിൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക:

ഇപ്പോൾ എഴുതിയ ഇമെയിൽ പിന്നീട് ഒരു നിശ്ചിത സമയത്ത് അയക്കണമെന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ഗൂഗിൾ മെയിലിൽ ഇമെയിൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാനുള്ള ഫീച്ചറുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, രാത്രി 10 മണിക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ എഴുതി, പിറ്റേദിവസം രാവിലെ 9 മണിക്ക് അയക്കണമെങ്കിൽ, ആ ഇമെയിൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാം.

ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെ?

● ഇമെയിൽ എഴുതുക: സാധാരണപോലെ ഇമെയിൽ എഴുതുക.
● അയക്കുക ബട്ടൺ: ഇമെയിൽ എഴുതി കഴിഞ്ഞാൽ, അയക്കുക ബട്ടണിന് അടുത്തുള്ള ഒരു ചെറിയ അമ്പടയാളം കാണാം. അതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
● സമയം തിരഞ്ഞെടുക്കുക: ഒരു കലണ്ടർ പോപ്പപ്പ് ചെയ്യും. ഇവിടെ ഇമെയിൽ അയക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന തീയതിയും സമയവും തിരഞ്ഞെടുക്കാം.
● ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക: ‘ഷെഡ്യൂൾ അയക്കുക’ എന്ന ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

#gmailtips #emailhacks #productivity #googleworkspace #emailmanagement #timemanagement