ഇമെയിൽ സന്ദേശങ്ങളിൽ ഒരിക്കലും ഈ 5 ‘വാക്കുകൾ’ ഉപയോഗിക്കരുത്! പ്രൊഫഷണൽ ലോകത്ത് തിളങ്ങാം

(KVARTHA) ജോലിസ്ഥലത്തെ ഇമെയിൽ ആശയവിനിമയങ്ങളിൽ, പലരും തങ്ങളുടെ സഹപ്രവർത്തകരെയും മേലധികാരികളെയും 'ശല്യപ്പെടുത്തുന്നില്ല' എന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ അനാവശ്യമായ മൃദലമായ ഭാഷ ഉപയോഗിക്കാറുണ്ട്. ‘I'm just checking in,’ ‘Sorry to bother you,’ അല്ലെങ്കിൽ ‘I know you are busy, but…’ തുടങ്ങിയ വാചകങ്ങൾ ഒരുതരം വിനയം പ്രകടിപ്പിക്കാൻ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, അവ നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണൽ സ്വാധീനത്തെ നിശ്ശബ്ദമായി കുറയ്ക്കുന്നു എന്ന് കരിയർ വിദഗ്ധർ മുന്നറിയിപ്പ് നൽകുന്നു.

ഈ ചെറിയ, നിരുപദ്രവകരമെന്ന് തോന്നുന്ന വാക്കുകൾ എങ്ങനെയാണ് നിങ്ങൾ ആവശ്യപ്പെടുന്ന കാര്യത്തിന്റെ ഗൗരവം ചോർത്തിക്കളയുന്നതെന്നും, ഇത് കരിയറിൽ എന്ത് പ്രത്യാഘാതങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്നു എന്നും വിശദീകരിക്കാം. കരിയർ കോച്ചായ ഹന്നാ സാൽട്ടൺ, എറ്റിക്വെറ്റ് കോച്ച് വില്യം ഹാൻസൺ എന്നിവർ ഈ 'യോഗ്യതയില്ലാത്ത വാക്കുകൾ' ഔദ്യോഗിക ആശയവിനിമയത്തിൽ ഒഴിവാക്കേണ്ടതിന്റെ പ്രാധാന്യം ഊന്നിപ്പറയുന്നു.

മുൻകൂട്ടിയുള്ള ക്ഷമാപണങ്ങൾ:

ഒരു ഇമെയിൽ ആരംഭിക്കുമ്പോൾ ‘ശല്യപ്പെടുത്തിയതിൽ ക്ഷമിക്കണം’ എന്ന് പറയുന്നത്, നിങ്ങൾ സംസാരിക്കാൻ പോകുന്ന വിഷയം പ്രധാനപ്പെട്ടതല്ല, അല്ലെങ്കിൽ അത് മറ്റൊരാളുടെ സമയത്തെ വിലമതിക്കാത്ത ഒന്നാണ് എന്ന് സ്വയം സമ്മതിക്കുന്നതിന് തുല്യമാണ്. നിങ്ങൾ ഒരു പ്രൊഫഷണലാണ്, നിങ്ങളുടെ ജോലിയിലെ ആശയവിനിമയങ്ങൾ കൃത്യമായ ആവശ്യകതകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്. അതിനാൽ, ഒരു വിഷയത്തെക്കുറിച്ച് ചോദിക്കുന്നതിനോ, ഒരു ഫോളോ-അപ്പ് നടത്തുന്നതിനോ നിങ്ങൾ ക്ഷമ ചോദിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല.

ഇത്തരത്തിലുള്ള മുൻകൂട്ടിയുള്ള ക്ഷമാപണങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ആത്മവിശ്വാസം കുറവാണെന്നോ, അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ആവശ്യകതകൾക്ക് പ്രാധാന്യം കുറവാണെന്നോ ഉള്ള ധാരണ മറ്റുള്ളവരിൽ സൃഷ്ടിക്കും. ഹന്നാ സാൽട്ടൺ പറയുന്നതനുസരിച്ച്, നിരന്തരം 'ക്ഷമാപണം' നടത്തുന്ന ഒരു വ്യക്തിയെ അവരുടെ സഹപ്രവർത്തകരും മേലധികാരികളും ദുർബലരായി കാണാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.

കാലക്രമേണ, ഇത് നിങ്ങളുടെ നേതൃത്വപരമായ സ്ഥാനങ്ങളിലേക്കുള്ള സാധ്യതകളെയും ബാധിച്ചേക്കാം.

'ജസ്റ്റ് ചെക്കിംഗ്':

ഏറ്റവും സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്നതും എന്നാൽ പ്രൊഫഷണൽ ഗൗരവം കുറയ്ക്കുന്നതുമായ ഒരു വാക്കാണ് 'ജസ്റ്റ്' (just). ‘I'm just checking in on the report,’ അല്ലെങ്കിൽ ‘I was just wondering if you received my last email’ എന്നിങ്ങനെയുള്ള പ്രയോഗങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കുക. 'വെറുതെ' എന്ന അർത്ഥം വരുന്ന ഈ വാക്ക്, നിങ്ങളുടെ ഫോളോ-അപ്പ് ഒരു നിസ്സാര കാര്യമാണ് എന്ന പ്രതീതി നൽകുന്നു.

വാസ്തവത്തിൽ, നിങ്ങൾ റിപ്പോർട്ടിനെക്കുറിച്ച് ചോദിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ജോലിയുടെ ഭാഗമാണ്, അത് 'വെറുതെ' ചെയ്യുന്ന ഒരു കാര്യമല്ല. ഈ വാക്കുകൾ നീക്കം ചെയ്തുകൊണ്ട് ‘I'm checking in on the report’ എന്ന് മാത്രം പറഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിന് പെട്ടെന്ന് തന്നെ കൂടുതൽ ഭാരവും ഗൗരവവും ലഭിക്കുന്നു. വില്യം ഹാൻസൺ പറയുന്നതനുസരിച്ച്, പ്രൊഫഷണലുകൾ തങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയത്തിൽ വാക്കുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, ഓരോ വാക്കും അതിന്റെ ലക്ഷ്യം നിറവേറ്റുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം.

അനാവശ്യമായ വാക്കുകൾ ഒഴിവാക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ സന്ദേശം കൂടുതൽ വ്യക്തവും സ്വാധീനമുള്ളതുമായി മാറും.

അധികാരത്തെ ലഘൂകരിക്കുന്ന ഉറപ്പുവരുത്തൽ വാചകങ്ങൾ

ചില ഇമെയിലുകളിൽ, പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ നൽകിയ ശേഷം, ‘does that make sense?’ (ഇത് മനസ്സിലായോ?), ‘hope that's ok’ (ഇത് ശരിയാണെന്ന് കരുതുന്നു), അല്ലെങ്കിൽ ‘no worries either way’ (എങ്ങനെയായാലും പ്രശ്നമില്ല) പോലുള്ള ഉറപ്പുവരുത്തൽ വാചകങ്ങൾ ചേർക്കാറുണ്ട്. ഒരു പ്രോജക്ടിന്റെ അടുത്ത ഘട്ടം നിങ്ങൾ വിശദീകരിച്ച ശേഷം 'ഇത് മനസ്സിലായോ' എന്ന് ചോദിക്കുന്നത്, നിങ്ങളുടെ വിശദീകരണത്തിൽ നിങ്ങൾക്ക് തന്നെ ആത്മവിശ്വാസമില്ലായ്മ ഉണ്ടെന്ന് സൂചിപ്പിക്കാം.

അതുപോലെ, 'എങ്ങനെയായാലും പ്രശ്നമില്ല' എന്ന് പറയുന്നത്, നിങ്ങൾ നൽകിയ നിർദ്ദേശത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം കുറയ്ക്കുന്നതിന് തുല്യമാണ്. ഇത്, നിങ്ങൾ ഒരു തീരുമാനമെടുക്കാൻ മറ്റൊരാൾക്ക് പൂർണമായ അധികാരം നൽകുന്നു എന്നല്ല, മറിച്ച് നിങ്ങൾ ആ വിഷയത്തിൽ ഒരു ഉറച്ച നിലപാട് എടുക്കുന്നില്ല എന്ന ധാരണയാണ് നൽകുന്നത്. ഹന്നാ സാൽട്ടൺ നിരീക്ഷിക്കുന്നതുപോലെ, ഇത്തരത്തിലുള്ള മൃദുലമായ ഭാഷ ഉപയോഗിക്കുന്നത്, നിങ്ങൾ ഇഷ്ടപ്പെടാൻ വേണ്ടി നിരന്തരം ശ്രമിക്കുന്ന ഒരു 'പീപ്പിൾ പ്ലീസിംഗ്' വ്യക്തിയായി മറ്റുള്ളവർക്ക് തോന്നാൻ കാരണമാവുകയും, അത് നിങ്ങളുടെ കഴിവിലുള്ള വിശ്വാസ്യതയെ കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യും.

ഒഴിവാക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ

മികച്ച പ്രൊഫഷണലുകൾ അവരുടെ ആശയവിനിമയം ലക്ഷ്യബോധമുള്ളതും, വ്യക്തതയുള്ളതുമാക്കി മാറ്റാൻ ശ്രമിക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിന്റെ ശക്തി വർദ്ധിപ്പിക്കാനും കൂടുതൽ ഗൗരവത്തോടെ കാണപ്പെടാനും താഴെ പറയുന്ന വാക്കുകളും ശീലങ്ങളും ഒഴിവാക്കുക:

● അനാവശ്യമായ ക്ഷമാപണങ്ങൾ: ‘sorry to bother you,’ ‘I'm sure you're really busy but…’

● ലഘൂകരിക്കുന്ന വാക്കുകൾ: ‘just,’ ‘kind of,’ ‘maybe’

● ഉറപ്പുവരുത്തൽ ചോദ്യങ്ങൾ: ‘does that make sense?,’ ‘hope that's ok’

● അമിതമായ ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങൾ: ഒന്നിലധികം ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങളോ അല്ലെങ്കിൽ അമിതമായി ആവർത്തിക്കുന്നതോ ഒഴിവാക്കുക. ഒരു ഫുൾ സ്റ്റോപ്പ് ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ സന്ദേശം കൂടുതൽ അധികാരമുള്ളതായി തോന്നും.

● അമിത സൗഹൃദപരമായ ഉപയോഗങ്ങൾ: ഇമോജികളും 'കിസ്സെസ്സു'കളും പോലുള്ളവ.

വ്യക്തിപരമായ ശൈലി നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട് തന്നെ പ്രൊഫഷണലായിരിക്കുക എന്നതാണ് ഇതിന്റെ ലക്ഷ്യം. ഒരു ഇമെയിൽ അയക്കുന്നതിന് മുൻപ്, അതിലെ 'ജസ്റ്റ്', 'സോറി' തുടങ്ങിയ വാക്കുകൾ നീക്കം ചെയ്ത ശേഷം വായിച്ചുനോക്കുന്നത് ഈ ശീലം മാറ്റിയെടുക്കാൻ സഹായിക്കും. നിങ്ങളുടെ ജോലി പ്രധാനപ്പെട്ടതാണ്, അത് ഗൗരവത്തോടെ അവതരിപ്പിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് അവകാശമുണ്ട്.

ഈ വിവരങ്ങൾ തീർച്ചയായും നിങ്ങളുടെ സഹപ്രവർത്തകർക്ക് ഉപകാരപ്പെടും! ഉടൻ പങ്കുവെക്കുക. 

Article Summary: Five words and phrases to avoid in professional emails to maintain authority and credibility.

#ProfessionalEmail #CareerTips #EmailEtiquette #Workplace #Communication